Descarga la información de facturación en un Excel con 11pets: Groomer

Albert Pallé on 05/07/2021

Con el plan Groomer Plus de 11pets: Groomer tienes acceso a diferentes características adicionales para que la gestión de tu peluquería canina, sea lo más fácil posible. Con este plan podrás descargar la información relacionada con tu negocio en formato Excel, para que puedas analizar la información e identificar tendencias. Esta información puede ser de gran utilidad para proporcionarla al gestor de tu empresa y que le ayúde a entender mejor cómo funciona tu negocio.

Puedes descargar documentos Excel para las funcionalidades:

  • Facturación: un informe con la información de todos los recibos que has generado durante el periodo seleccionado.
  • Compras: ofrece un informe con información relacionada con las ventas de tu negocio.
  • Gastos: muestra un informe con la información relacionada con los gastos de tu negocio durante el periodo seleccionado.

Cómo descargar y usar los filtrar de un documento

Para descargar un documento Excel desde la aplicación, se seguirán tres sencillos pasos, replicables en cada una de las funcionalidades anteriormente nombradas.

Para hacerlo, tendremos que entrar en la funcionalidad, en este caso, en Facturación. Cuando la aplicación haya sincronizado, ve a «Informes». Desde esta sección, podrás generar los archivos Excel, filtrando, en caso que quieras, por fechas.

Cómo descargar un documento Excel
Cómo descargar el documento Excel de Facturación

No siempre queremos la información de todos los meses o años cuando descargamos un documento Excel. Es por eso que puedes filtrar por fechas en la aplicación y descargar solo la información relacionada con las fechas que te interesan.

Como se muestra en la imagen a continuación, en cualquiera de las tres funcionalidades que permiten la creación de informes, puedes habilitar el «filtro por fechas». Este te permite filtrar:

  • Antes de: al añadir una fecha, se mostrará la información generada previamente a dicha fecha.
  • Después de: al añadir una fecha, mostrará solamente la información posterior a esa fecha.
  • Entre: podemos añadir una horquilla para que se muestre la información relacionada entre las dos fechas seleccionadas.
Cómo utilizar los filtros por fechas
Cómo utilizar los filtros por fechas

Documento Excel – Facturación

Es documento Excel es muy útil para revisar todas las operaciones y hacer un seguimiento de los diferentes parámetros que presenta. El documento tiene 4 hojas con diferente información:

  • Invoices: la primera hoja muestra una vista rápida de todos los recibos que se han generado durante el periodo seleccionado, con información como la fecha, el cliente, si pagó en efectivo o tarjeta, el precio, si hubo descuento, etc.
  • Details Data: la segunda página muestra la información detallada de cada una de las operaciones realizadas. Con más información de la que se mostraba en la anterior.
  • Totals: en esta hoja se muestra un resumen de las transacciones dividido por mes. En esta podrás ver la información relacionada con los ingresos generados, mostrando el precio de las ventas, la cantidad o descuento, entre otros.
  • Tax: en esta última hoja se desgrana la información relacionada con los impuestos generados durante el periodo elegido, dividido por mes.

A continuación, se muestra una imagen ejemplo de la primera hoja del Excel y dónde y cómo cambiar a las siguientes hojas.

Las diferentes hojas del Excel
Las diferentes hojas del Excel

Invoices

La primera hoja muestra la información principal de los recibos. La información aparece agrupada en categorías que están en la parte superior y muestran desde el nombre del recibo, la fecha de expedición, si el recibo está anulado o pagado, la moneda con que se pagó, información sobre el cliente (nombre, email, teléfono, país y DNI), qué día se pagó el recibo, cómo se pagó (tarjeta o efectivo) y, por último, el precio desgranado entre el precio sin impuestos, el valor de los impuestos, si ha habido descuento y el valor total final.

Algunas categorías tienen el mismo botón. Esto significa que esa columna tiene un filtro activo. Es decir, pulsando en este botón podremos filtrar esa columna a nuestro antojo. Se puede filtrar cualquier categoría siguiendo estos simples pasos:

Paso 1: pulsar en el botón de la categoría que queremos filtrar. En este caso, vamos a filtrar la categoría «método de pago» o «payment method».

Cómo utilizar los filtros
Cómo utilizar los filtros

Paso 2: se abrirá un desplegable con toda la información del filtro. En la parte superior podemos filtrar alfabéticamente. En la parte inferior tenemos la opción de filtrar según las dos opciones que hay en la columna. En este caso, podemos filtrar seleccionando todas, solo mostrar las pagadas con cash (efectivo) o card (tarjeta).

Cómo utilizar los filtros
Cómo utilizar los filtros

Paso 3: seleccionamos el filtro que queramos. En este caso, queremos que solo se nos muestren los recibos pagados con cash (efectivo), por lo que quitaremos el «tik» de la casilla card (tarjeta).

Cómo utilizar los filtros
Cómo utilizar los filtros

Paso 4: una vez tienen el «tik» solo las opciones que queremos que se nos muestren (en este caso cash), pulsamos «OK».

Cómo utilizar los filtros
Cómo utilizar los filtros

Paso 5: ya filtrado, solo se muestran los recibos que queremos, las pagadas con cash (efectivo).

Cómo utilizar los filtros
Cómo utilizar los filtros

Al igual que en este filtro, en las demás categorías y próximas hojas, cuando aparezca este botón podremos filtrar el contenido.

Details Data

La segunda hoja añade información a la anterior mostrada. La principal diferencia es que no aparece una entrada (o linea) por venta; si no que aparece una entrada (o fila) por producto o servicio vendido.

Es decir, en una misma cita, por ejemplo, se puede vender un baño y comida para perros. En la hoja anterior se habría visualizado como una entrada con la información de la venta total. En esta hoja, se mostraría como 2 entradas diferentes, con una fila para cada uno de los productos vendidos y la información en específico del mismo.

Hoja de "Details Data" del Excel de Facturación
Hoja de «Details Data» del Excel de Facturación

Así pues, por ejemplo, el recibo 19 tiene 4 entradas (4 filas), una por cada producto vendido: pelota, champú, collar y baño. De esta forma tendremos información detallada sobre cada uno de los artículos o servicios vendidos. Como se muestra a continuación:

Hoja de "Details Data" del Excel de Facturación
Hoja de «Details Data» del Excel de Facturación

Como en las demás hojas, todas las categorías que tienen el botón pueden utilizar filtros para que se te muestre solo la información o recibos que tú quieras.

Totals

La hoja Totals muestra un resumen de todas las transacciones, de todos los recibos generados durante el periodo seleccionado, dividido en meses. Es un resumen de todas las entradas mostradas al detalle en las hojas anteriormente vistas. Se desgrana diferente información, primero en la parte izquierda la segmentación por fecha, ya sea anual o mensual. Después se muestra la categoría del producto vendido, el precio medio de productos vendidos, la cantidad, si ha habido descuento; el precio sin impuestos, el total de impuestos y el total final.

Hoja de "Totals" del Excel de Facturación
Hoja de «Totals» del Excel de Facturación

En esta página también aparece el botón para filtrar. En esta ocasión, podemos filtrar según si queremos que se muestren todos los recibos, solo los pagados o solo los anulados.

Para filtrar según los recibos, seguiremos estos pasos:

Paso 1: pulsa en el botón de la parte superior.

Cómo utilizar los filtros de la hoja «Totals»

Paso 2: pulsa sobre los recibos que quieres que se muestren, en este caso los pagados (paid).

Cómo utilizar los de la hoja "Totals"
Cómo utilizar los filtros de la hoja «Totals»

Paso 3: pulsa «OK» para aplicar los cambios en el filtro.

Cómo utilizar los de la hoja "Totals"
Cómo utilizar los filtros de la hoja «Totals»

Paso 4: ya se ha aplicado el filtro y solo nos muestra los datos relativos a los recibos pagados (paid).

Cómo utilizar los de la hoja "Totals"
Cómo utilizar los filtros de la hoja «Totals»

Tax

La última hoja muestra la información relacionada con los impuestos generados con las ventas de productos o servicios durante el periodo seleccionado. De esta forma sabremos los impuestos generados de nuestras ventas por mes y año.

Hoja de "Tax" del Excel de Facturación
Hoja de «Tax» del Excel de Facturación

Al igual que en la hoja anterior, en Totals, tenemos dos filtros diferentes: podemos filtrar anualmente, para que solo se nos muestren los datos de determinados años; o filtrar según si queremos que se nos muestren todos los recibos, solo los pagados o solo los anulados, como se ha mostrado anteriormente.

Documento Excel – Compras

Para descargar este documento Excel, tendrás que entrar en la funcionalidad Compras. Cuando la aplicación haya sincronizado, ve a «Informes». Desde esta sección, podrás generar los archivos Excel y filtrarlo si quieres.


Cómo descargar el documento Excel de Compras

El documento Excel que se genera de las Compras tiene el mismo funcionamiento que el anterior, los filtros funcionan de la misma forma. La diferencia es la información que muestran las diferentes hojas. Como en el Excel de las Facturas, hay cuatro hojas diferentes:

  • Purchases data: presenta un resumen de todas las compras generadas durante el periodo seleccionado.
  • Details data: la segunda hoja muestra información detallada de cada una de las operaciones realizadas. Con más información de la que se mostraba en la anterior.
  • Appointments: la tercera hoja muestra la información relacionada con las citas que hayas tenido durante el periodo seleccionado.
  • Totals: como en el Excel anterior, la última hoja es un resumen por mes y año de todas las ventas realizadas durante el periodo seleccionado.
Hoja de Details Data del Excel de Compras

Documento Excel – Gastos

Para descargar este documento Excel, tendrás que entrar en la funcionalidad Gastos. Cuando la aplicación haya sincronizado, ve a «Informes». Desde esta sección, podrás generar los archivos Excel y filtrarlo si quieres.

Cómo descargar el documento Excel de Gastos

El documento Excel que se genera de los Gastos tiene el mismo funcionamiento que los anteriores, los filtros funcionan de la misma forma. Se diferencia, una vez más, la información que se genera en las hojas. Este documento cuenta solo con dos hojas:

  • Expenses data: que muestra las diferentes categorías de gastos creados desde la aplicación, con la posibilidad de utilizar los diferentes filtros.
  • Totals: como en los anteriores Excels, podrás ver un resumen de los gastos generados por mes y año del periodo seleccionado.
Hoja de Expenses Data del Excel de Gastos

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